VORLAGE · PENDENZENLISTE
Pendenzenliste als Excel-Vorlage.
Und wie sie aktuell bleibt.
Eine Pendenzenliste zeigt alles, was noch offen ist: was zu tun ist, wer verantwortlich ist und bis wann. Hier finden Sie eine kostenlose Vorlage und fünf einfache Regeln, damit die Liste nicht nach zwei Wochen veraltet ist.
Kostenlos. Kein Konto, keine E-Mail-Adresse. Funktioniert in Excel, LibreOffice und Numbers.
Was gehört in eine Pendenzenliste?
In der Schweiz sagt man Pendenzenliste, in Deutschland oft «Liste offener Punkte» oder To-do-Liste fürs Team. Gemeint ist dasselbe: eine Liste aller offenen Aufgaben mit einer verantwortlichen Person. Diese Spalten reichen:
| Spalte | Wozu |
|---|---|
| Pendenz | Was ist zu tun? Am besten mit einem Verb am Anfang: «Offerte nachfassen». |
| Herkunft | Woher kommt die Aufgabe: Mail, Sitzung, Telefon. So finden Sie die Details wieder. |
| Verantwortlich | Eine Person, nicht ein Team. |
| Wartet auf | Auf wen Sie warten, falls die Pendenz nicht bei Ihnen liegt. |
| Termin | Bis wann. Ohne Termin rutscht eine Pendenz nach unten. |
| Status | Offen, In Arbeit, Wartet oder Erledigt. |
| Nächster Schritt | Der nächste konkrete Schritt, nicht das ganze Projekt. |
Die Vorlage hat diese Spalten schon. Sie markiert überfällige Pendenzen rot und bald fällige gelb. Erledigte Zeilen werden grau durchgestrichen.
5 Regeln, damit die Liste aktuell bleibt
- Jede Pendenz beginnt mit einem Verb. «Offerte Brunner» ist ein Thema. «Offerte Brunner nachfassen» ist eine Aufgabe.
- Eine Person ist verantwortlich. Wenn alle verantwortlich sind, ist es niemand.
- Jede Pendenz hat einen Termin. Auch ein grober Termin ist besser als keiner.
- «Wartet auf» separat führen. Viele Pendenzen liegen bei anderen: Kunden, Lieferanten, Ämtern. Schreiben Sie auf, auf wen Sie warten. Dann wissen Sie, wen Sie fragen müssen.
- Einmal pro Woche 15 Minuten. Zuerst alles Überfällige. Für jede Zeile entscheiden: erledigen, neuer Termin, abgeben oder streichen.
Oder fragen Sie Desk.
Was ist offen? Zum Beispiel die Lieferbestätigung zur Offerte 1042.
Einlesen und Ordnen laufen lokal. Für NOSA KI gehen freigegebene Textstellen über NOSA an Claude bei Anthropic. Datenschutz.
Kurz gefragt.
Was ist der Unterschied zwischen Pendenzenliste und To-do-Liste?
Eine To-do-Liste ist meist persönlich. Eine Pendenzenliste ist für ein Team oder einen Betrieb: Jede Zeile hat eine verantwortliche Person und einen Termin, und alle sehen denselben Stand.
Excel oder eine Software?
Für ein kleines Team reicht Excel gut, solange jemand die Liste pflegt. Schwierig wird es, wenn Pendenzen aus vielen E-Mails kommen. Dann hilft ein Werkzeug, das diese Stellen findet.
Darf ich die Vorlage im Betrieb nutzen und anpassen?
Ja. Die Vorlage ist kostenlos. Sie dürfen sie nutzen, ändern und im Team teilen.
Was mache ich mit erledigten Pendenzen?
Auf «Erledigt» setzen und das Datum eintragen, nicht löschen. So sehen Sie später, was wann erledigt wurde. Mit dem Filter blenden Sie erledigte Zeilen aus.